Allegro C Ausleihfunktionen Version 05.12

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11. Ergänzende Themen

11.1 Zurückbuchen oder Freigeben?

In der Regel wird man ZURÜCKBUCHEN, was man an NORMALE Leserklassen entliehen hat und FREIGEBEN, was z.B. im Geschäftsgang, in der Ausstellung oder beim Buchbinder war. In jedem Fall FREIGEBEN muß man Exemplare, die vorläufig auf VERLUST gesetzt oder RESERVIERT sind. n jedem Fall zurückbuchen muß man Exemplare, die den Status ENTLIEHEN haben. Diesen Status erhalten die Exemplarsätze, wenn sie an eine der NORMALEN Leserklassen '0'..'9' ausgeliehen werden. Beim 'Entleihen' an die Leserklassen 'a'..'z' erhalten die Exemplarsätze einen Status, der dem Code der Leserklasse entspricht. Jedes andere ZURÜCKBUCHEN oder FREIGEBEN ist erlaubt, wenn auch nicht immer sinnvoll. Was passiert nämlich im Einzelnen? ZURÜCKBUCHEN : 1. Barcode des Exemplars abfragen und Exemplarsatz laden. 2. Status '0' (VERFÜGBAR)? Abbruch OHNE Meldung. 3. Status 'W' (RESERVIERT) oder 'v' (VERLUST)? Abbruch mit Meldung. 4. Fehlen Ausleihdaten? Abbruch mit Meldung. 5. Quittungszettel drucken. 6. Status 'l' (AUSGELIEHEN)? Ausleihdaten in #9DI retten. 7. Status VERFÜGBAR setzen und Exemplarsatz zurückschreiben. 8. Vormerkung auf diesen Titel oder dieses Exemplar? Meldung. Vormerksatz löschen. Status RESERVIERT und Reservierungsdaten schreiben. 9. Verzugsgebühren? Meldung. Gebührensatz anlegen. Bem.: Dafür ist es notwendig, daß in den Ausleihdaten die Leserklasse vermerkt wurde. Fehlt die Leserklasse, dann wird die STANDARDLESERKLASSE herangezogen, das ist schlicht diejenige Leserklasse, die im Register zuerst gefunden wird, weil sie den niedrigsten Code, in der Regel '0', hat. FREIGEBEN: 1. Exemplarsatz in die Anzeige holen und AKTUELL machen. 2. Status VERFÜGBAR oder AUSGELIEHEN? Abbruch mit Meldung. 3. Ausleihdaten in #9DI retten. 4. Status VERFÜGBAR setzen und Exemplarsatz zurückschreiben. 5. Vormerkung auf diesen Titel oder dieses Exemplar? Meldung. Vormerksatz löschen. Status RESERVIERT und Reservierungsdaten schreiben.

11.2 Wie werden Fristen festgelegt?

11.2.1 Leihfrist

Zuerst wird die VERFÜGBARKEIT des Exemplars geprüft. NORMAL : Gibt es eine EXEMPLARLEIHFRIST? JA. Setze diese als Leihfrist. NEIN. Gibt es einen MEDIENTYPSATZ für Exemplar + Leserklasse? JA: Setze Feld Leihfrist hieraus als Leihfrist. NEIN: Setze Leihfrist aus Leserklasse als Leihfrist. Fehlt hier das entsprechende Teilfeld oder hat es den Wert '0', gilt die Entleihung als 'unbefristet' in dem Sinne, daß das Rückgabedatum auf den letzten im Kalendersatz des Folgejahres registrierten Öffnungstag gesetzt wird. KURZLEIHE : Gibt es eine EXEMPLARLEIHFRIST? JA: Setze diese als Leihfrist. NEIN: Gibt es einen MEDIENTYPSATZ für Exemplar und Leserklasse? JA. Setze Feld Kurzleihfrist hieraus als Leihfrist. NEIN: Setze Kurzleihfrist aus LESERKLASSE als Leihfrist. WERTVOLL : Ausleihen ist nicht möglich. PRÄSENZ : Ausleihen ist ausnahmsweise möglich. Die Frist wird per Hand eingegeben. GIFTSCHRANK : Es wird abgefragt, ob wirklich entliehen werden soll. Wenn ja, dann wird die normale Leihfrist wie oben berechnet. ------------------------------------------------- Wird allerdings während der Ausleihe in der Dialogbox zum Erfassen des Exemplarbarcodes mit <F4> auf den Status 'Ausnahmefrist' umgeschaltet, dann wird die Leihfrist in den Fällen NORMAL, KURZLEIHE und GIFTSCHRANK mit der Hand eingetragen und bestätigt.

11.2.2 Verlängerungsfrist

Wie bei der Leihfrist wird zunächst die Verfügbarkeit unterschieden.

NORMAL :

Gibt es eine EXEMPLARLEIHFRIST?
JA. Setze diese als V.frist.

Gibt es einen MEDIENTYPSATZ für Exemplar und Leserklasse?
JA. Setze Feld V.frist hieraus als V.frist.

Gibt es das Feld nicht oder ist es '0', dann setze Feld Leihfrist als V.frist.

NEIN:
Setze V.frist aus Leserklasse als V.frist.
Gibt es das Feld nicht oder ist es '0', dann setze
Feld Leihfrist als V.Frist.

Eventuell gilt wie oben die Entleihung als unbefristet.

KURZLEIHE :

Wie bei der Erstentleihung, d.h. es gibt keine 'Kurzverlängerungsfrist'.

PRÄSENZ :

Wenn ein ausnahmsweise entliehenes Exemplar verlängert werden soll, muß erneut per Hand die Frist eingegeben werden.

GIFTSCHRANK :

Es wird abgefragt, ob wirklich entliehen werden soll. Falls ja, wird die normale Verlängerungsfrist wie oben berechnet.

11.2.3 Gültigkeit Vormerkung

Gibt es einen MEDIENTYPSATZ zu Exemplar und Leserklasse, wird die Frist daraus entnommen.

Andernfalls wird die Frist aus dem LESERKLASSENSATZ entnommen.

Eventuell gilt wie oben die Vormerkung als unbefristet gültig. Vormerkungen, deren Gültigkeit abgelaufen ist, werden nicht mehr berücksichtigt.

11.2.4 Gültigkeit Reservierung

Gibt es einen MEDIENTYPSATZ zu Exemplar und Leserklasse, wird die Frist daraus
entnommen.

Andernfalls wird die Frist aus dem LESERKLASSENSATZ entnommen.

Eventuell gilt wie oben die Reservierung als unbefristet gültig.

11.2.5 Mahnfrist

Es wird unterschieden zwischen Exemplar- und Gebührenmahnungen.

Exemplarmahnung :

Gibt es einen MEDIENTYPSATZ für das Exemplar, dann wird für die 1. Mahnung bzw. Folgemahnung die u.U. unterschiedliche Frist aus dem MEDIENTYPSATZ auf das Rückgabedatum aufgerechnet.

Fehlt das entsprechende Teilfeld oder ist es 0, dann gilt KEINE FRIST als gesetzt, d.h. das Exemplar wird nie gemahnt.

Andernfalls werden die entsprechenden Teilfelder aus dem LESERKLASSENSATZ entnommen.

Gebührenmahnung :

Es wird in jedem Fall die für Folgemahnungen geltende Frist aus dem LESERKLASSENSATZ entnommen.

11.3 Medientypen

Es möglich, in der Ausleihverwaltung bei Fristen, Gebühren und Grenzen nach Medientypen zu differenzieren.

Die dazu notwendigen Angaben sind in MEDIENTYPSÄTZEN enthalten (vgl. Kap. 'Konfiguration').

Die Verbindung von Titel, Exemplar und Medientyp geschieht über einen CODE und ein KÜRZEL des Medientyps.

Das Kürzel des Medientyps, z.B. 'CD', muß dafür zumindest im Exemplarsatz (#9DG ▼m) und im MEDIENTYPSTAMMSATZ (#9A ▼C) enthalten sein und zwar in einer VERBINDLICH EINHEITLICHEN Schreibweise.

Besondere Vorteile bringt es, wenn man bereits eine Kategorie im Titelsatz (Standard #770) mit einem Medientypkürzel gefüllt hat.

In jedem Fall muß der Medientyp des Titels erkennbar sein.

Im MEDIENTYPSTAMMSATZ ist dann der CODE des Medientyps enthalten, über den der MEDIENTYPSATZ, dessen Daten ständig gebraucht werden, schnell gefunden werden kann.

11.3.1 Inventarisierung

Beim Erfassen neuer Exemplare zu einem Titel kann man dafür sorgen, daß der Inhalt einer Titelkategorie als Medientypkürzel in den Exemplarsatz übernommen wird.

Fehlt eine solche Kategorie, kann über ein Auswahlmenü der Medientyp des Exemplars bestimmt werden. Der Inhalt des Auswahlmenüs hängt von den in der Datenbank angelegten MEDIENTYPSTAMMSÄTZEN ab.

11.4 Provisorische Inventarisierung

Wird während der Ausleihe eine Exemplarbarcode gelesen, der zwar ein gültiges Format besitzt, zu dem aber kein Datensatz gefunden werden kann, dann wird dem Operator eine PROVISORISCHE Erfassung des Exemplars angeboten.

Der Unterschied zur REGULÄREN Inventarisierung besteht lediglich darin, daß das Exemplar KEINEM TITEL zugeordnet ist.

Dafür MUSS das zusätzliche Feld 'Titel-Memo' gefüllt werden, in dem diejenigen Titeldaten notiert werden können, die für eine Identifikation wichtig sind.

An diesem zusätzlichen Teilfeld im Exemplarsatz wird bei der Rückgabe erkannt, daß es sich um ein provisorisch inventarisiertes Exemplar handelt und eine Warnung ausgegeben. Das Exemplar kann zur Nachbearbeitung beiseite gelegt werden.

Das nachträgliche ZUORDNEN des korrekten Titelsatzes zu diesem Exemplar geschieht mit Hilfe der Menüpunkte 'Ex. zuordnen.../Titel merken' im TITELMENÜ bzw. 'Ex. zuordnen.../Exemplar zuordnen im EXEMPLARMENÜ.

Die Zuordnung kann jederzeit geschehen, also nicht erst nach der RÜCKGABE des Exemplars.

Um die provisorisch inventarisierten Exemplare in der Datenbank aufzufinden, sind die folgenden beiden Wege denkbar.

Man verschlüsselt das Teilfeld 'Titel-Memo' im Exemplarsatz mit einem signifikanten PRÄFIX.

Bei der provisorischen Erfassung wird das Exemplar automatisch einem Titel mit der Identifikation '000000000' zugeordnet. Man muß also nur einen solchen Titel in der Datenbank vorhalten.

11.5 Ausweisende

Im LESERKLASSENSATZ kann die Gültigkeit des Leserausweises begrenzt werden.

Die Angaben des Teilfelds ▼A können in der Form z.B. 20051231 für das Ende der Gültigkeit zum Datum ODER in der Form z.B. @1 für das Ende des laufenden VIERTELJAHRES (@2 für HALBJAHR, @4 für JAHR) ODER in der Form z.B. $360 für eine Gültigkeit von 360 Tagen (nicht Öffnungstagen).

Ist die Gültigkeit überschritten, erscheint eine Warnung, sobald der betreffende Leser erneut auszuleihen beabsichtigt.

Der Operator bekommt dann die Möglichkeit, die Daten des Lesers, z.B. die LESERKLASSE, zu ändern.

Dabei wird das neue Ablaufdatum der Gültigkeit in den Lesersatz übernommen.

11.6 Barcodes lesen

Das Lesen des Barcodes wird durch einen FIFO Stack gepuffert und sollte auch bei schnellen Lesestiften sicherer funktionieren.

Die Verzögerung des SCHREIBENS nach dem LESEN kann mit der Option aBD in der .CFG Datei eingestellt werden. Z.B. entspricht


aBD2000


der STANDARDEINSTELLUNG. Mit


aBD0


würde jedes gelesene Zeichen sofort geschrieben (und geprüft etc.) Bei bestimmten Barcodelesern führt das zum Verlust von Zeichen.

Die SICHERSTE Einstellung hängt sowohl vom Barcodeleser als auch vom Rechnertyp ab.

11.7 Menüwechsel

Man kommt vom TITELMENÜ in das Exemplarmenü, indem man ein Exemplar per Menü über die Auswahl zu diesem Titel oder per Barcode IN DIE ANZEIGE LÄDT.

Man kommt vom EXEMPLARMENÜ ins Titelmenü, indem man den Menüpunkt 'Titel zum Exemplar' wählt.

Man kommt aus beiden Menüs in das LESERMENÜ, indem man per Menü einen Leser aus dem Register wählt oder per Barcode in die Anzeige lädt.

Man kommt aus dem LESERMENÜ ins EXEMPLARMENÜ, indem man ein Exemplar per Barcode in die Anzeige lädt.

11.8 Verlängern

Liegt das Exemplar vor, kann so verlängert werden, als ob ausgeliehen würde, also indem man den Barcode einliest.

Die Maximalzahl an Verlängerungen wird geprüft. Ausnahmen sind möglich.

Auch bei einer Verlängerung wird die Ausleihfrequenz hochgesetzt.

Unechte Verlängerungen werden ignoriert, d.h. es ist erlaubt, mehrmals denselben Exemplarbarcode einzulesen.

Bei der Verlängerung per BELASTUNGSAUSWAHL werden nur die Entleihungen angezeigt. Für das Löschen von Vormerkungen und Reservierungen gibt es GETRENNTE Menüpunkte.

In der Auswahl werden bereits verlängerte Exemplare markiert.

11.9 Zugriffsprivilegien

Mit der Aufrufoption -Zn, n=0,1,2 kann gesteuert werden, welche Aktionen dem Operator erlaubt sind.

Für n=0,1 sind die üblichen Aktionen aus der Katalogisierung, z.B. das direkte Löschen oder Ändern eines Datensatzes, untersagt.

Die Standardeinstellung, die angenommen wird, wenn Option -Z fehlt, ist n=1 und erlaubt alles, was für den normalen Leihverkehr notwendig ist.

Die Stufe n=0 schränkt das Programm im wesentlichen auf das Entleihen und Zurückgeben ein.

Die Stufe n=2 ist die 'Supervisor' Privilegstufe. Beim Start des Programms wird dann in jedem Fall nach einem Paßwort gefragt. Die Menüpunkte zum Ändern des Supervisor Paßworts sind erreichbar.

Sämtliche Aktionen, die in der Katalogisierung möglich sind, sind für n=2 ebenfalls möglich.

Das Standardpaßwort lautet 'alf', wobei die Schreibung in Kleinbuchstaben beachtet werden muß.

11.10 Konsistenzchecks

Im Programm AlfS gibt es die Möglichkeit diverse Überprüfungen der durch das Ausleihprogramm angelegten und benutzten Datensätze durchzuführen.

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Stadtbücherei Datei ALF 1 #97 |--- Menü Systemverwaltung -------|
| Konfiguration... |
TITELSATZ | 1. Leserklassen |
------------------------------ | 2. Medientypstämme |
Bach, Johann Sebastian: | 3. Medientypen |
Weihnachtsoratorium BWV 248: Auszüge / J? 4. Kalender |
Hamburg: Phonogram, 1980. - |---------------------------------|
------------------------------ | Statistik... |
EXEMPLARE | 5. Monatsstatistik |
| 6. Jahresstatistik |
[1] 000005 MC-E |---------------------------------|
| Protokolle... |
|*7. Auswählen » |
| 8. Starten |
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>>> weihnachtsoratorium bwv 248 au |- ENTER Auswahl/ESC Abbrechen ---|
Ausleihverbuchung mit <Tab>


Nach Auswahl von [7.] erscheint ein Untermenü, in dem die zu testenden Datensatzuntermengen 'angekreuzt' werden können.

Stadtbücherei Datei ALF 1 #97 |--- Menü Systemverwaltung -------|
| Konfiguration... |
TITELSATZ | 1. Leserklassen |
------------------------------ | 2. Medientypstämme |
Bach, Johann Sebastian: | 3. Medientypen |
Weihnachtsoratorium BWV 248: Auszüge / J? 4. Kalender |
Hamburg: Phonogram, 1980. - |---------------------------------|
------------------------------ | Statistik... |
EXEMPLARE | 5. Monatsstatistik |
| 6. Jahresstatistik |
[1] 000005 MC-E |---------------------------------|
| Protokolle... |
| 7. Auswählen » |
||--------------------------------|
|| » Entleihungen |
|| » Vormerkungen |
|| » Reservierungen |
|| » Gebühren |
||--------------------------------|
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>>> weihnachtsoratorium bwv 248 au |- ENTER Auswahl/ESC Abbrechen ---|
Ausleihverbuchung mit <Tab>


Nachdem man die gewünschten Datensatztypen mit <Enter> ausgewählt und das Menü mit <Esc> wieder zugeklappt hat, wählt man [8.], um die Überprüfungen zu starten.

Die Ausgabe der Ergebnisse erfolgt in eine Datei namens 'Tagesdatum'.chk, z.B. '20050703.CHK', die in das aktuelle Datenbankverzeichnis gelegt wird. Mit der Aufrufoption -B, bzw. mit der Umgebungsvariablen 'BPATH' kann ein alternatives Verzeichnis angegeben werden.

11.10.1 Entleihungen

Es werden nicht alle noch in der Datenbank gespeicherten entliehenen Exemplarsätze geprüft, sondern nur diejenigen mit einem Rückgabedatum 'in der Nähe' des aktuellen Tagesdatums, nämlich am aktuellen, am nächsten oder an den letzten 3 Öffnungstagen.

Bei den Prüfungen werden z.B. Datumsangaben im Schlüssel mit solchen im Datensatz verglichen.

Es wird allgemein geprüft, ob der Datensatz eine korrekte Struktur hat.

Es wird geprüft, ob ein passender Leserdatensatz in der Datenbank existiert und ob der Leser abgemeldet oder gesperrt ist.

11.10.2 Vormerkungen

Es werden alle vorhandenen Vormerksätze überprüft.

Datumsangaben werden auf Konsistenz geprüft, d.h. solche im Schlüssel mit solchen im Datensatz verglichen.

Es wird allgemein geprüft, ob der Datensatz eine korrekte Struktur hat.

Es wird geprüft, ob der Datensatz gelöscht ist.

Es wird geprüft, ob die Vormerkung abgelaufen ist.

Es wird geprüft, ob es sich um eine 'doppelte' Vormerkung handelt, d.h. um eine solche zu demselben Leser und demselben Titel.

Es wird geprüft, ob die Vormerkung erfüllbar ist.

Es wird geprüft, ob ein Leserdatensatz existiert und ob der Leser abgemeldet oder gesperrt ist.

11.10.3 Reservierungen

Es werden alle vorhandenen Exemplarsätze mit Reservierungsdaten überprüft.

Das Ablaufdatum wird auf Konsistenz überprüft.

Es wird geprüft, ob die Reservierung abgelaufen ist.

Es wird geprüft, ob ein Leserdatensatz existiert und ob der Leser gesperrt oder abgemeldet ist.

11.10.4 Gebühren

Es werden alle ausstehenden Einzelgebühren überprüft.

Das Erfassungsdatum wird auf Konsistenz geprüft.

Der Status, d.h. 'getilgt', 'storniert' oder 'offen', wird auf Konsistenz geprüft.

Es wird geprüft, ob ein Leserdatensatz existiert und ob der Leser gesperrt oder abgemeldet ist.