Allegro C Ausleihfunktionen Version 05.12

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2. Übersicht der Funktionen

Zur Konfiguration der Fristen und Grenzen vergleiche man das Kapitel 'Konfiguration'. Die Funktionen sind in der Regel über Menüs im Anzeigebildschirm zu erreichen. Man aktiviert ein vom Typ des aktuell angezeigten Datensatzes abhängendes Menü mit der Taste <Tab>. Die Auswahl der Funktionen geschieht in der Regel durch Aktivieren des entsprechenden Menüpunktes, indem man den Steuerbalken auf den Menüpunkt setzt oder die zugeordnete Nummer eingibt. Man recherchiert ein Exemplar oder einen Leser, um das passende Menü aktivieren zu können, entweder über den Barcode oder über ein Register. Der Barcode kann dabei auch direkt eingelesen werden. Titelsätze werden über die Register wie in der Katalogisierung recherchiert. Folgende Funktionen stehen zur Verfügung.
(x = auch schon im Windows-System vorhanden)


 Leihverkehr

x Ausleihe
x Rückgabe
x Rückgabe ohne Barcode
x Vormerkung eines Titels
x Vormerkung eines Exemplars
x Vormerkung aufheben
x Reservierung
x Reservierung aufheben
x Verlängern nach Leserkonto
x Verlängern per Barcode
x Gebühren per Hand erfassen
x Gebühren implizit erfassen
x Gebühren tilgen
x Gebühren stornieren
x Kontoauszug drucken
x Mahnungen registrieren
x Mahnbriefe exportieren
x Tagesstatistik erstellen


Inventarisierung

x Ex.-Daten erfassen
x Ex.-Daten ändern
x Ex. freigeben
x Ex. auf Verlust setzen
x Ex. löschen
x Ex. und Titel zuordnen


Leserverwaltung

x Leser anmelden
x Leser abmelden
Leserausweis wechseln
x Leser sperren
x Leser freigeben
x Leserdaten ändern
x Leserdaten löschen

 Recherche

x Titel zum Exemplar
x Ex. zum Titel per Auswahl
x Ex. allgemein per Barcode
x Leser per Barcode
x Leser per Register


Sonstiges

Supervisor Paßwort ändern
Warnton und Quittungsdruck an/aus


2.1 Leihverkehr

1. 'Ausleihe' geschieht durch Einlesen des Barcodes auf einem Leserausweis oder alternativ Recherche des Lesernamens im Register und anschließendes Einlesen sämtlicher Exemplarbarcodes, die entliehen oder verlängert werden sollen.

Wird zu dem betreffenden Barcode kein Exemplardatensatz gefunden, kann das Exemplar 'provisorisch' erfaßt und sofort entliehen werden.

Es wird geprüft, ob ein Leser gesperrt oder abgemeldet oder ob sein Ausweis abgelaufen ist. Außerdem wird geprüft, ob Gebühren ausstehen.

Leihfrist und Mahndatum werden nach den Angaben im Medientypsatz zur betreffenden Leserklasse errechnet. Existiert kein Medientypsatz, werden die Angaben direkt aus dem Leserklassensatz entnommen (vgl. Kap.'Konfiguration).

Außerdem hat die 'Verfügbarkeit' des Exemplars Einfluß auf die Leihfrist, indem z.B. bei einem als 'Kurzleihe' gekennzeichneten Exemplar die entsprechende Frist für 'Kurzleihe' ausgewertet wird. Bei 'Präsenzexemplaren' wird die Leihfrist erfragt und kann ausnahmsweise gestattet werden.

Das grundsätzliche Entleihen mit per Dialogbox eingegebener Ausnahmefrist ist möglich.

Das FSK Feld ('Freiwillige Selbstkontrolle') wird gegebenenfalls ausgewertet und mit dem Geburtsdatum des Lesers verglichen.

Grenzen für die Anzahl der entleihbaren Medien insgesamt und für jeden Medientyp, abhängig von der Klasse des Lesers, werden geprüft. Ausnahmsweises Entleihen bleibt möglich.

Pro entliehenem Exemplar und nach dem Verlassen der Dialogbox zur Eingabe des Exemplarbarcodes, also beim Wechsel des Lesers, werden Teilquittungen exportiert.

Dabei werden maximal zwei unterschiedliche Exportparameterdateien abgearbeitet.

Sind Gebühren für die Entleihung eines Exemplars vorgesehen, werden diese registriert.

Stehen Gebühren aus oder fallen während des Leihvorgangs Gebühren an, kann direkt in den Dialog zum Tilgen der Gebühren verzweigt werden.

Während des Entleihens ist das Verlängern sowohl durch Einlesen des Barcodes als auch durch Auswahl aus dem Leserkonto möglich.

2. 'Rückgabe' geschieht in der Regel durch Einlesen des Exemplarbarcodes.

Anschließend wird ein Export der Rückgabequittung durchgeführt. (falls Einstellung #uqQ 1 in a-init.flx)

Ist das Exemplar 'provisorisch', also während des Leihvorgangs ohne Zuordnung zu einem Titel erfaßt und auch inzwischen nicht einem Titel zugeordnet worden, wird dies gemeldet.

Das Exemplar kann weiterhin ohne Titelzuordnung entliehen werden. Allerdings stehen dann keine Informationen aus dem Titel zur Verfügung, z.B. für den Quittungsdruck.

Es wird geprüft, ob Verzugsgebühren, abhängig vom Medientyp und/oder der Leserklasse des Entleihers, angefallen sind. Gegebenenfalls wird dies gemeldet und die Gebühren werden registriert.

Es wird geprüft, ob auf das zurückgegebene Exemplar oder auf den Titel dazu eine Vormerkung liegt. Ist dies der Fall, wird das Exemplar reserviert. Exemplarvormerkungen werden vor Titelvormerkungen berücksichtigt.

Eventuell werden jetzt Gebühren für die Reservierung registriert.

3. 'Rückgabe ohne Barcode' geschieht, indem zuvor das gemeinte Exemplar recherchiert wird. Der Ablauf ist danach derselbe wie in [2.].

4. 'Vormerkung eines Titels' geschieht nach dem Recherchieren des gewünschten Titels.

Anschließend wird ein eigener Datensatz angelegt, der die notwendigen Informationen enthält.

Dieser 'Vormerksatz' wird beim Erfüllen der Vormerkung durch Reservierung bei der Rückgabe eines Exemplars zu diesem Titel gelöscht.

Die Vormerkung enthält ein Ablaufdatum. Vormerkungen, deren Ablaufdatum älter als das Tagesdatum ist, werden bei der Reservierung nicht mehr
berücksichtigt.

Die Frist bis zum Ablauf der Vormerkung hängt vom Medientyp und/oder der Leserklasse ab.

Es wird geprüft, ob derselbe Leser denselben Titel oder ein Exemplar zu diesem Titel bereits vorgemerkt hat. Gegebenenfalls wird eine weitere Vormerkung verhindert.

Eine Grenze für die Anzahl der Vormerkungen für einen Leser insgesamt abhängig von der Leserklasse wird berücksichtigt. Ausnahmen sind zugelassen, müssen aber bestätigt werden.

Eine Grenze für die Anzahl der Vormerkungen pro Titel wird berücksichtigt. Die Grenze wird abhängig gemacht von der Zahl der Exemplare zu diesem Titel im Bestand. Ausnahmen sind möglich.

Es wird geprüft, ob es mindestens ein verfügbares Exemplar gibt und gegebenenfalls gemeldet.

Es wird geprüft, ob es mindestens ein entliehenes Exemplar gibt.

5. 'Vormerkung eines Exemplars' geschieht durch Recherchieren des gewünschten Exemplars, z.B. über die Exemplarauswahl zum Titel, und Auswahl des Menüpunktes.

Es wird geprüft, ob das Exemplar verfügbar ist.

Begrenzungen der Anzahl der Vormerkungen pro Leser bzw. pro Exemplar werden analog [4.] geprüft.

Die Vormerkung auf das Exemplar wird bei der Reservierung vor der Vormerkung auf den Titel berücksichtigt.

6. 'Reservierung' geschieht implizit bei der Rückgabe. Das Aufheben der Reservierung geschieht durch Recherchieren des betreffenden Lesers und Auswahl des Menüpunktes. Es wird geprüft, ob zu dem freigegebenen
Exemplar oder Titel eine Vormerkung vorliegt, wie bei Rückgabe.

Angefallene Gebühren werden nicht automatisch storniert.

7. 'Verlängern' geschieht implizit durch Einlesen des Exemplarbarcodes beim Entleihen oder durch Anzeige des Leserkontos entweder beim Entleihen oder nach Recherche des betreffenden Lesers.

Eine Grenze für die Anzahl der Verlängerungen abhängig von Leserklasse und/oder Medientyp wird geprüft. Ausnahmen sind möglich.

Bei einer Verlängerung, die einer verspäteten Rückgabe entspräche, werden eventuell anfallende Verzugsgebühren registriert und nicht verworfen.

Die Verlängerungsfrist wird nach Leserklasse und/oder Medientyp festgelegt.

8. 'Gebühren' werden in der Regel implizit erfaßt nach Maßgabe der Festsetzungen im Leserklassensatz und/oder Medientypsatz.

Besondere Gebühren können per Dialog erfaßt werden, indem der Leser recherchiert wird und der Menüpunkt dazu ausgewählt.

Gebühren werden getilgt, indem man entweder während des Leihdialogs in den Dialog 'Gebühren tilgen' verzweigt oder vorher den Leser recherchiert.

Im Dialog 'Gebühren tilgen' besteht die Möglichkeit, einzelne Gebühren zu stornieren.

Es ist möglich einen Teilbetrag zu tilgen und den gesamten oder einen Teilbetrag zu stunden.

Nach dem Beenden des Dialogs wird eine Gebührenquittung exportiert.

Automatisch erfaßt werden Gebühren für verspätet zurückgegebene Exemplare, für Mahnungen bzw. Mahnbriefe, Anmeldung, Rückmeldung und Ausweisersatz, Entleihung pro Exemplar, Verlängerung pro Exemplar und Vormerkung bzw. Reservierung (vgl. Kap. 'Struktur der Datensatztypen').

9. Es kann jederzeit ein 'Kontoauszug' gedruckt bzw. exportiert werden, indem man den Leser recherchiert und den entsprechenden Menüpunkt auswählt.

Der Kontoauszug enthält eine Liste der entliehenden Exemplare, der vorgemerkten Titel, der bereits zurückgelegten, also reservierten Titel und der ausstehenden, sowie der zum Tagesdatum getilgten Gebühren.

Das Format der Liste hängt von der Parametrierung ab.

10. Mahnungen werden zunächst registriert und anschließend exportiert.

Die Registrierung muß dabei nur einmal erfolgen.

Der Export kann mehrfach erfolgen und kann sich auch auf ein anderes Registrierungsdatum beziehen als das aktuelle Tagesdatum.

Mahngebühren werden erst beim Export registriert. Gebühren, die sich auf einen Export zu demselben Registrierungsdatum beziehen, werden
überschrieben.

Die Mahngebühren richten sich nach den Angaben zu Leserklasse und/oder Medientyp.

Die Mahnfristen für Medien unterscheiden sich nach Medientyp und/oder Leserklasse des gemahnten Lesers, sowie danach ob es sich um eine 1. Mahnung oder eine Folgemahnung handelt.

Das Format der Mahnbriefe hängt von der Parametrierung ab.

Insbesondere können auch 'Erinnerungen' berücksichtigt werden, d.h. Medien und/oder Gebühren, die bereits gemahnt wurden, aber noch nicht wieder zur erneuten Mahnung anstehen.

Pro Mahnbrief bzw. 'Mahnexport' wird pauschal die Gebühr 'Mahnporto' berücksichtigt, falls diese vorgesehen ist (vgl. Kap. 'Konfiguration').

Reine Gebührenmahnungen können von einer Gebührenschwelle abhängig gemacht werden (vgl. Kap. 'Konfiguration').

Es kann eine 'letzte' Mahnstufe angegeben werden, ab der keine weiteren Mahnungen mehr registriert werden. Nach Ablauf der letzten Mahnung kann dieser Fall in ein besonderes Verfahren übernommen werden.

11. Die Tagesstatistik wird erstellt, indem man den entsprechenden Menüpunkt aktiviert. Alternativ kann eine Prüfung aktiviert werden, die beim Programmstart das Vorhandensein der die Tagesstatistik enthaltenden Datensätze für die letzten 5 Öffnungstage feststellt und gegebenenfalls die entsprechenden Statistiken erstellt. Win-aLF: Statistikdaten werden nicht in der Datenbank aufgezeichnet, sondern in Statistikdateien, die beliebig kumuliert werden können.

2.2 Inventarisierung

Unter Inventarisierung sei das Erfassen des Bibliotheksbestandes in eigenen von den Titeldatensätzen getrennten 'Exemplardatensätzen' verstanden.

1. Das Erfassen der Exemplardaten geschieht durch Recherchieren des zugeordneten Titels oder eines beliebigen bereits erfaßten Exemplars zu diesem Titel und Auswahl des Menüpunktes.

Enthält der Titeldatensatz ein dem System bekanntes Medientypkürzel, wird dieses übernommen. Andernfalls muß zunächst der Medientyp ausgewählt werden.

Anschließend erscheint das Formular zur Eingabe der Exemplardaten.

Um das Exemplar nach der Erfassung ausleihen zu können, muß zumindest ein Barcode eingetragen werden.

Exemplar und Titel sind einander zugeordnet durch die eindeutige Titelidentifikation.

Es muß keine Medientypen geben. Für die Ausleihfunktionen muß es aber mindestens einen Leserklassensatz geben.

Es muß keinen Titel zum Exemplar geben.

2. 'Ändern der Exemplardaten' geschieht durch Recherchieren des Exemplars und Aufruf des entsprechenden Menüpunktes.

Bei momentan entliehenen Exemplaren dürfen für die Ausleihe relevante Daten nicht geändert werden.

3. Das 'Freigeben' eines Exemplars, d.h. das Kennzeichen des Exemplar als 'entleihbar', nachdem es vorher nicht verfügbar - aber nicht entliehen - war, geschieht nach dem Recherchieren des Exemplars.

Dabei wird geprüft, ob eine Vormerkung auf das Exemplar oder den dazugehörigen Titel vorliegt und das Exemplar gegebenenfalls reserviert.

4. Analog kann ein Exemplar auf 'Verlust' gesetzt werden.

5. Nur der Supervisor kann einen Exemplardatensatz 'löschen' im Sinne des aus der Katalogisierung bekannten Löschens.

6. Wurde während des Entleihens ein Exemplar provisorisch erfaßt, kann dieses anschließend dem richtigen, inzwischen erfaßten oder als bereits erfaßt erkannten Titel zugeordnet werden.

2.3 Leserverwaltung

1. Das Anmelden des Lesers geschieht durch Auswahl des entsprechenden Menüpunktes. Vor der Eingabe der Leserdaten in das erscheinende Formular, muß der Leser zunächst einer Klasse zugeordnet werden. Dies kann nur eine dem System bekannte Leserklasse sein.

Bevor an diesen Leser etwas entliehen werden kann, muß zumindest ein eindeutiger Barcode vergeben werden.

Wird das Geburtsdatum nicht angegeben, kann auch keine Prüfung der FSK Altersgrenze erfolgen.

Sind Gebühren für die Anmeldung vorgesehen, dann werden diese jetzt registriert.

Bei Bedarf kann ein provisorischer Leserausweis exportiert werden. Empfohlen wird die Verwendung von Blankoausweisen, auf denen sich außer einem maschinenlesbaren Code keine Leserdaten befinden.

2. Das Abmelden eines Lesers geschieht durch Recherchieren des betreffenden Lesers und Auswahl des entsprechenden Menüpunktes. Abmelden ist nur möglich, wenn das Leserkonto weder durch Gebühren noch durch entliehene Medien belastet ist.

Der Leser muß in der Regel nie abgemeldet werden, weil stattdessen die Gültigkeit des Leserausweis begrenzt wird.

3. Das Wechseln des Leserausweis geschieht ebenso. Ist für den Ersatz des Leserausweis eine Gebühr vorgesehen, so wird diese jetzt registriert.

Danach existieren zwei Leserdatensätze für diesen Leser zu zwei verschiedenen Barcodes.

Entsprechend werden solange zwei verschiedene Leserkonten geführt, bis das alte Leserkonto leer ist.

4. Das Sperren eines Lesers geschieht ebenso. Dabei kann ein Grund angegeben werden. Ausleihen an einen gesperrten Leser ist nicht möglich.

5. Ein gesperrter Leser kann ebenso wieder freigegeben werden.

2.4 Recherche

Neben den im folgenden beschriebenen Recherchemöglichkeiten aus den Menüs der Ausleihe heraus, gibt es weiterhin die Möglichkeit der Recherche über die Register wie in der Katalogisierung.

1. Zum Titel eines Exemplars gelangt man, falls dieser als Datensatz erfaßt worden ist, durch Auswahl des entsprechenden Menüpunktes, wenn sich in der Anzeige das Exemplar befindet.

2. Das oder die Exemplare zu einem Titel erreicht man durch Auswahl des entsprechenden Menüpunktes, wenn sich in der Anzeige der Titelsatz befindet. Gibt es mehr als ein Exemplar, erscheint zunächst eine Auswahl der vorhandenen Exemplare.

3. Man recherchiert ein Exemplar, dessen Barcode verfügbar ist durch Auswahl des entsprechenden Menüpunktes und Eingabe oder Einlesen des Barcodes in die erscheinende Dialogbox.

4. Analoges gilt für die Recherche eines Lesers, dessen Barcode via Leserausweis verfügbar ist.

5. Die Recherche nach einem Leser, dessen Name bekannt ist, geschieht durch einen Sprung aus den Menüs der Ausleihe ins Register, wo wie in derKatalogisierung vorgegangen werden kann.

Nach der Suche kehrt das Programm in die Ausleihfunktion zurück.


2.5 Sonstiges

1. Wird das Programm mit der Privilegstufe 'Supervisor' gestartet, kann durch Auswahl des entsprechenden Menüpunktes das Supervisor Paßwort geändert werden.

Solange dies nicht geschieht, lautet das Paßwort "alf", wobei die Kleinschreibung zu beachten ist.

Ein Paßwort kann 3 - 8 Zeichen lang sein.

2. Warnton und Quittungsdruck können an- oder ausgeschaltet werden. Man erkennt den Status an den dazugehörigen Menüpunkten.