Die Arbeitsgruppe hat sich mit der Terminologie und Semantik beschäftigt: sie hat genauer definiert, was denn "Dokumenttyp" etc. heißen soll und das begriffliche Material gesammelt sowie mit Definitionen versehen, Vorzugsbenennungen ausgewählt, ferner Empfehlungen für obligatorische, fakultative und nicht zu verwendende Begriffe ausgesprochen.

Die Arbeitsgruppe hat keine Liste von Codes, also alphanumerischen Notationen, aufgestellt. Wichtiger ist, dass die Kataloge und Systeme auf der begrifflichen (semantischen) Ebene dieselbe Sprache sprechen; welche Notationen dann dahinterstecken ist eher sekundär. Vor allem dann, wenn die Endnutzer diese gar nicht zu Gesicht bekommen, sondern alles über Klartext-Menüs angeboten wird.

Innerhalb eines konkreten Systems muss man natürlich entscheiden, mit welcher Art von Notationen man denn arbeiten will. Z.B. gibt es in MAB schon Codes für einen Teil der Begriffe. In Pica existiert für Dokumenttypen eine Kategorie 1110 und dafür eine vom GBV aufgestellte Liste.

In den Formaten MAB und MARC sind Codes für bestimmte Zwecke seit langem gebräuchlich. Die korrekte Eingabe verlangt nach einer Unterstützung durch Software. Eine solche wurde z.B. für die EROMM-Datenbank geschaffen: Aus einem Menü wählt man alle Codes aus, die für eine zu katalogiserende Mikroform zutreffen, und man erhält den fertigen Codestring zuk Kopieren in den Datensatz.

Für das System CoOL, eine Datenbank von Internet-Ressourcen, wurde schon 1996 eine Liste von Codes für Dokumenttypen zusammengestellt. Diese sollte mit der Begriffsliste der AG Codes harmonisiert werden. Dabei zeigte sich natürlich, dass man für Online-Ressourcen noch eine ganze Reihe von weiteren "Dokumenttypen" haben sollte, um bedarfsgerechte, sinnvoll gegliederte Linklisten produzieren zu können. Das CoOL-System bietet eine Sammlung von ca. 50 Fachlisten, die aus der Datenbank heraus per Programm erstellt werden. Die Gliederung der Fachlisten folgt der Liste der Dokumenttypen. Die Codes werden in den Listen nicht sichtbar, sondern mit Hilfe von Stammsätzen durch Klartexte ersetzt, z.B. "Adressbuch" statt "070". Daher war es technisch kein Problem, die Daten in der gewünschten Weise zu harmonisieren. Die Listen als Endprodukt haben sich dadurch kaum verändert.

Nachfolgend veröffentlichen wir die harmonisierte Codeliste des CoOL-Systems. Dazu noch folgende Anmerkungen:

1. Die Codes sind 3stellige Nummern, in denen eine 3stufige Hierarchie ausgedrückt wird. Die erste Ziffer dient dazu, die Fachlisten in 10 Hauptabschnitte einzuteilen! Die Listen werden also bei der Produktion nach den Nummern sortiert, dann werden die Nummern durch Überschriften ersetzt. Zu jeder Nummer gehört ein Stammsatz, der die Überschrift enthält.
2. Unter "Pica" sind die GBV-Codes zu sehen, soweit sie definiert sind. Da auch diese Codes mit den RSWK-Formschlagwörtern abgestimmt sind, ist die Zuordnung kein Problem.
3. Unter "Typ" sind die Buchstaben d,e,m und z zu finden, mit folgenden Bedeutungen:

d = Dokumenttyp (diese sind zugleich abgestimmt mit den RSWK-Formschlagwörtern!)
e = Erscheinungsform (in dieser Liste nicht vollständig vertreten)
m = Medientyp (in dieser Liste nicht vollständig vertreten)
z = Zielgruppe und Niveau der Darstellung
Kein Buchstabe: CoOL-Begriff für Online-Ressourcen, der von der AG nicht behandelt wurde. Diese gehören zum Typ d.

Es kommt auf die datenbanktechnische Realisierung an, ob man diese vier Typen von Codes miteinander mischt oder ob man sie in getrennten Zugriffsfunktionen implementieren will. Denkbar sind zwei Extreme:

1. Man behandelt die Begriffe wie Schlagwörter und bringt sie in einem wiederholbaren Feld unter, das dann indexiert wird
2. Man richtet vier Felder ein, in denen je einer der Codes einzutragen ist, und die dann getrennt und unabhängig voneinander für die Eingrenzung einer Suche verwendbar sind.

Drei Dinge sind dabei zu bedenken:

1. Echte Codes sind sprachunabhängig, also kann damit ein OPAC in verschiedenen Sprachen bedient werden
2. Die hier aufgelisteten Begriffe sind als Vorzugsbenennungen zu sehen, es gibt bei jedem Terminus eine Anzahl von gleichwertigen oder untergeordneten Ausdrücken. Hat man einen Code, kann man in einer Anzeige oder einem Register die tatsächlich gezeigten Ausdrücke jederzeit variieren oder in einer Auswahlliste dem Nutzer mehrere Benennungen abbieten, hinter denen aber dann derselbe Code steckt.
3. Der Datenaustausch, vor allem mit ausländischen Partnern, wird erleichtert.

Die Liste ist, gewissermaßen prophylaktisch, umfangreicher als sie momentan sein müsste. CoOL enthält nicht zu jedem Code eine Eintragung.

Außerdem muss für CoOL bedacht werden: Unter den meisten Codes können sich sowohl Einzel-Ressourcen finden, aber auch Sammlungen (Linklisten) solcher Ressourcen! Ferner sind in den CoOL-Stammsätzen und folglich in den Listen die Begriffe im Plural angesetzt, denn als Listenüberschrift ist der Singular nicht angemessen. Generell muss in jeder Anwendung überlegt werden, in welcher Weise man die Begriffe präsentiert!

Das L bei einem englischen Ausdruck bedeutet, dass der Begriff zu den offiziellen "Subdivisions" der Library of Congress Subject Headings gehört. Diese bilden eine Entsprechung zu unseren Formschlagwörtern, sind aber durchaus nicht kongruent und auch nicht so zahlreich.