Kap.9 Bestandsdaten

Was sind und was sollen Bibliothekarische Datenformate. 3. Aufl. 1999 Inhaltsverzeichnis

Kapitel 9

Bestandsdaten

Kap. 8 : Mehrbändige Werke
Kap. 10 : Kurzporträts

Sobald das DV-System Aufgaben der Bestandsverwaltung (Erwerbung und Ausleihe) übernehmen soll, wird es notwendig, nicht nur die katalogisierten Titel, sondern auch die vorhandenen Exemplare zu speichern. Ausgeliehen wird ja jeweils ein Exemplar (nicht das "Werk" oder der "Titel", auf den sich der Katalogdatensatz bezieht), und auch die Erwerbung muß Geschäftsgänge mit einzelnen Exemplaren ausführen können.

Mitunter gibt es zu einem Titel, z.B. in einer Lehrbuchsammlung, nicht nur zwei oder drei, sondern Dutzende bis über hundert Exemplare. Oder die Exemplare sind auf mehrere Standorte verteilt. Oder mehrere Bibliotheken wollen einen Verbundkatalog führen, der jeden Titel nur einmal nachweisen soll, der aber unter dem Titel dann die Bestände und Exemplare jeder besitzenden Bibliothek auflistet.

Mehrbändige Werke erweisen sich, wer erwartete anderes, bei der Bestandsverwaltung als etwas sperrig. Einzelne Bände können fehlen, andere können in unterschiedlichen Auflagen vorliegen und in verschiedener Exemplarzahl, verteilt auf mehrere Standorte. Nur wenn die Datenstruktur das alles abbilden kann, wird es hinterher im Ausleihsystem z.B. möglich, ein bestimmtes Exemplar eines bestimmten Bandes vorzumerken oder unspezifisch das erste zurückgegebene Exemplar, wenn mehrere existieren.

Bei Zeitschriften kommt noch ein Problem hinzu. Für die Funktion des Kataloges, zumal eines Verbundkataloges, reicht eine summarische Bestandsangabe aus (z.B. 1.1975 ff oder 23(1950) - 45(1972) ). Für die Ausleihe jedoch und für die Bestandsverwaltung muß jeder Band (noch genauer: jede "buchbinderische Einheit") einzeln nachgewiesen sein. Die ZDB zum Beispiel leistet nur das erstere, sie kann keine Angaben zu Einzelbänden speichern (s. Beispiele in Kap. 7). Die Software des NZN hingegen, obwohl älter als die der ZDB, konnte ganz präzise jeden Einzelband speichern und sortieren und aus der Gesamtheit der Bandangaben eine summarische Bestandsangabe machen (!), so daß man eine solche nicht getrennt zu erfassen brauchte. Allerdings war der NZN ein Offline-System zur Erstellung von Band- und Mikrofiche-Katalogen, ferner arbeitete er nicht mit RAK und hat sich folglich überlebt.
Ein interessates Problem ist auch dieses: Bei "enthaltenen" oder "beigefügten" Werken hat man z.B. ein physisches Objekt, aber zwei oder mehr Titelsätze.

In Online-Katalogen kommt es auf eine schnelle Anzeige von summarischen Angaben und bei Bedarf von einzelnen Bänden an. Wenn man bedenkt, daß eine Zeitschrift oder Serie durchaus viele hundert Bände haben kann, leuchtet es ein, daß solche Leistungen wesentlich leichter zu erreichen sind, wenn man beides speichert: eine summarische Angabe und jeden Band einzeln. In einem Verbundkatalog sollte die summarische Angabe verpflichtend für alle Teilnehmer sein, die Einzelbanderfassung wird nur in lokalen Systemen benötigt.

Knapp zusammengefaßt lassen sich die Anforderungen an ein Format zur Verwaltung von Bestandsdaten wie folgt formulieren:

Wenn es um die Verwaltung nur eines einzigen Bibliotheksbestands geht, sollte das Format imstande sein, auch die bestandsbezogenen (nichtbibliographischen) Daten innerhalb der Titelaufnahmen mitzuführen. Mit anderen Worten, es sollte nicht dazu zwingen, Exemplar- und Bestandsdaten als getrennte Sätze anzulegen.

Das andere Extrem ist der Verbundkatalog, wo man anstrebt, eine Titelaufnahme für eine bestimmte Ausgabe eines Werkes nur einmal zu halten, damit verknüpft jedoch die Bestände beliebig vieler Verbundteilnehmer.

Für Zeitschriften muß es möglich sein, sowohl summarische Bestandsangaben als auch detaillierte Aufführungen von Einzelbänden, bis hin zur buchbinderischen Einheit, zu registrieren. Das letztere ist unbedingt vonnöten, wenn man eine automatisierte Ausleihe betreiben will.

In den Formaten MAB und USMARC kann man Bestands- und Exemplardaten zwar darstellen und transportieren (etwas anderes wollen sie als Austauschformate auch gar nicht!), es wäre jedoch schwierig, wie im Kap.7 über Zeitschriftendaten schon erwähnt, die Formate MAB-LOKAL bzw. "MARC for Holdings" in einen Online-Katalog zu integrieren, da sie nicht dem Grundsatz 4 ("ein Feld - eine Nummer") folgen - in der Tat sind es getrennte Formate, nicht etwa Teilmengen eines Gesamtformats. In MAB-Lokal ist z.B die Kategorie 100 die Signatur, in MAB-Titel ist 100 aber der erste Verfasser. Außerdem fehlt in den Austauschformaten jede Definition von Geschäftsgangsdaten - man ging einfach davon aus, daß solche nicht ausgetauscht werden.

UNIMARC hat noch keine Definitionen für Bestände. Man geht davon aus, daß dafür die 900er Kategorien benutzt werden, und daß deren Struktur von den Austauschpartnern untereinander vereinbart wird. So ist dies auch, als Beispiel, durch die Teilnehmer an dem Projekt EROMM (European Register of Microform Masters) bereits geschehen.

Die Pica-Formate und das konsolidierte allegro-Format haben integrierte Definitionen für Bestandsdaten. Bei Pica sind die zur Ausleihverwaltung gedachten "Banddaten" (= Angaben zu den physischen Exemplaren) nur lokal im Ausleihsystem gespeichert, nicht in die zentralen Titeldaten integriert.