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Für die Erfassung
und Bearbeitung dieser Daten gibt es die Funktion
"Inventarisierung" innerhalb aLF, ORDER, und als Ergänzung
zum Programm PRESTO (Programmversion INVENT). Man muß also die
hier
etwas kompliziert erscheinenden Teilfeldbezeichnungen nicht kennen. Bei
dem neuen Windows-Programm a99 kann man die Formulartechnik
nutzen.
Achtung: Statt $ steht in
den Daten immer das Dreieckzeichen (Code 31).
Zeitschriftenverwaltung ZAboM
Für diese mit V27 eingeführten Funktionen gibt es zusätzliche Felder, die in der ZAboM-Dokumentation beschrieben sind.
1. Bestellsätze
Man
benötigt nur eine zusätzliche Kategorienummer für alle
Erwerbungsdaten.
Die Programme ORDER und aLF sehen standardmäßig #9D
dafür vor. Theoretisch könnte man eine andere nehmen, das zöge allerdings sehr viele Eingriffe nach sich.
Ein
Bestellsatz für Monographien besteht aus nur zwei Kategorien:
Identor
#9DAbestellnummer$Ttitelidentnummer$Bdatum...
Bestellangaben
#9DBstatus$...
(Bestelldaten)
Die "Identor"-Kategorie
identifiziert die Bestellung, die "Bestelldaten"-Kategorie enthält
die eigentlichen Bestellangaben. In der Identorkategorie können
anstelle der
Punkte weitere Datumsangaben über den Geschäftsgangsablauf stehen:
$Adatum(Kürzel des Abschließenden)
$Bdatum(Kürzel
des Bestellers)
$Edatum(Kürzel
des Bearbeiters in der Erwerbung)
$Fdatum(Kürzel des Freigebenden)
$Idatum(Kürzel des Inventarisierenden)
$Rdatum(Kürzel
des Reklamierenden)
$Sdatum(Kürzel
des Stornierenden)
$Vdatum(Kürzel
des Referenten)
Es gilt für ein datum immer die Form jjjjmmtt
Diese
Eintragungen können u.U. jeweils mehrfach auftreten.
Das Erwerbungsprogramm legt sie automatisch an.
Beispiel:
#9DA0010282$T0-7100-0632-2$V911002(kra)$E911010(mue)$B911012(sch)$I911210(mue)
Interpretation:
Am 10.10.91 wurde
durch die Erwerbung (Mitarbeiter mue) der Titel mit der Identifikation
0-7100-0632-2 vorakzessioniert und durch den Verantwortlichen sch ma
12.12.91
bestellt. Die Bestellung basiert auf einem Vorschlag des Referenten kra
vom
02.10.91. Mitarbeiter mue hat am 10.12.91 die eingegangene Lieferung
inventarisiert. Die Rechnung ist noch nicht beglichen worden (es
fehlt der
Zusatz $A...), eine Freigabe ist auch noch nicht erfolgt (es fehlt der
Zusatz
$F...).
Der status in der Bestelldatenkategorie kennzeichnet den Zustand
der
betreffenden Bestellung:
1 durch den Referenten
vorgeschlagen,
2 durch die Erwerbung
vorakzessioniert,
3 bestellt,
4 Bestellung reklamiert,
5 Bestellung storniert,
6 Bestellung inventarisiert,
7 Bestellung abgeschlossen,
8 Desiderat,
9
vorgemerkt.
Dem Status folgen die eigentlichen
Bestelldaten: es sind Teilfelder, die mit dem Steuerzeichen $ und einem
Kennbuchstaben identifiziert werden:
|
#9DB |
Bestelldaten |
| status | Geschäftsgangs-Status, s.o. |
| $A | Auftraggebercode |
| $a | Kontingentcode |
| $c | Währung, in der die Bestellung erfolgt |
| $C | Anmerkung, Quelle |
| $d | Bestelldatum in der Form jjjjmmtt |
| $D | Fälligkeitsdatum in der Form jjjjmmtt |
| $e | Eingangsdatum in der Form jjjjmmtt |
| $E | Rechnungseingangsdatum |
| $f | 1. Mahnfrist |
| $g | 2. Mahnfrist |
| $h | 3. Mahnfrist |
| $i |
Rechnungsbetrag |
| $I | Kommentar zur Bestellung |
| $j | Lieferantencode |
| $J | Lieferanten-Anschrift (falls kein Stammsatz) |
| $k | Erwerbungsart (k,t,g,p) |
| $K | Rechnungskommentar |
| $l | Nummer des Lieferscheins |
| $m | Mehrwertsteuersatz in % |
| $M | Mahnungszähler |
| $n |
Anzahl der bestellten Exemplare |
| $N | Rechnungsnummer |
| $o | Datum der letzten Mahnung in der Form jjjjmmtt |
| $O | Datum der nächsten Mahnung in der Form jjjjmmtt/HeftNr (ZAboM) |
| $p | Preis je Exemplar in der Währung, in der bestellt wird |
| $P | Bestellpreis (Basiswährung) |
| $q | Preis bei Lieferung |
| $Q | Kommentar zur Lieferung |
| $R | Rechnungsdatum in der Form jjjjmmtt |
| $r | Rabatt in % |
| $s | Code mit 6 Zeichen, der Publikationsform, Erwerbungsart, Fachgebiet und Bestellart in verschlüsselter Form enthält |
| $t | Sonstige Nebenkosten |
| $T | Titelzusatz (nur für Bestellung gedacht) |
| $u | Reklamationsgrund |
| $U | Reklamationsdatum in der Form jjjjmmtt |
| $V | Rechnungsvermerke |
| $v | Anzahl der Bände je Exemplar (bei mehrbd. Werken) |
| $w | Bestellweg |
| $z | Zugangsnummer [falls gewünscht, sonst nur im Exemplarsatz in #9DG und evtl. zusätzl. im Titelsatz in #91] |
2. Exemplardatensätze . Jeder
Exemplarsatz muß eine #9DF haben, denn darin steckt die Verknüpfung zum
Titelsatz, und eine #9DG mit den eigentlichen Angaben zum Exemplar. Für
die Ausleihe kommen #9DH und #9DI hinzu.
| #9DF | Titel-Identnummer
(aus #00 des Titel- oder Untersatzes; Teilfelder: Datumsangaben der Bearbeitungsgeschichte, s.o. #9DA) |
| #9DH | Vormerk-Satz
[besteht
aus #9DF, #9DG und #9DH, wird nach Ausleihe gelöscht] in #9DG nur Status V, $a Barcode, $e ExplNr. (bei Expl.Vormerk) in #9DH müssen stehen: |
| $u |
Nutzernummer |
| $D |
Datum und Uhrzeit der Vormerkung |
| $V |
Datum des Vormerk-Endes |