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allegro-Format
2004
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Vorbemerkungen
Dieses bibliothekarische Datenformat ist eine Weiterentwicklung des bis
1992 im niedersächsischen Bibliotheksverbund benutzten Formats. Im
Zuge der allegro-Entwicklung wurde es immer weiter ausgebaut,
vor allem wurden neue Datentypen eingeführt (Normdaten, Lokaldaten
etc.), die in der Verbunddatenbank nicht vertreten waren. Schließlich
wurde 1993 das Format "konsolidiert". Das bedeutet, daß Ungereimtheiten
beseitigt, uneinheitliche Praktiken abgebaut und fehlende Elemente ergänzt
wurden. So stellt nun dieses Format eine Entwicklung dar, die sich nicht
auf ein Magnetband-Austauschformat (wie z.B. MAB) gründet,
sondern wesentlich von der praktischen Erfahrung zahlreicher Anwender mit Online-Datenbanken
geprägt ist. Nach weiterer Vervollständigung und redaktioneller
Überarbeitung liegt mit diesem Papier die aktuellste und bisher ausführlichste
Fassung vor. Sie entspricht der Software-Version V24, ausgeliefert im Oktober 2004.
Man beachte: die Formatbeschreibung sagt noch nichts darüber
aus, ob die Angaben RAK-konform oder anders eingegeben werden, auch nicht
wie die Daten indexiert oder angezeigt werden. Diese Dinge sind ausschließlich
Sache der lokalen Praxis bzw. der Parametrierung und lokal beliebig anpassungsfähig.
Es wird empfohlen, dieses Format in allen Einzelheiten genauestens zu beachten,
um die Standardparameter für Import und Export nutzen zu können.
Wo Abweichungen bestehen, lassen sich diese meistens mit der Funktion "Globale
Manipulation" begradigen (siehe allegro news 36; Handbuch
S. 63,200), und es wird empfohlen, dies zu tun. Die Standard-Parameter
(Index: CAT.API, Anzeige: D-1.APR etc.) berücksichtigen nicht alle
Kategorien, jedoch sind alle in der Konfigurationsdatei A.CFG (bzw. $A.CFG)
vorgesehen, d.h. man kann sie alle eingeben. Die Index-Parameter und die
Anzeige-Parameter können dagegen freizügig geändert oder
erweitert werden.
Es hat sich auch bewährt, dieses Format als Ausgangspunkt zu nutzen,
wenn man eine neue Datenbank für andersartige Materialien oder Zwecke
anlegen will. Meist ist es dann weniger Arbeit, die notwendigen Modifikationen
an den Parametern zu machen, als diese vollständig neu zu entwickeln.
Feldgruppen
Die Datenfelder (auch Kategorien genannt) dieses Formates
bilden 10 Gruppen; die erste Ziffer zeigt an, zu welcher Gruppe ein Feld
gehört (Ausnahmen: #18,
#19,
#39). Jede Gruppe bezieht
sich auf einen bestimmten Aspekt, der meistens durch eine einfache Frage
(rechts angegeben) zu umschreiben ist.
Normdaten haben als erste Ziffer die der entsprechenden Gruppe,
das zweite Zeichen ist 'n', z.B. #4n für Personenstammdaten.
| #0 |
Identifikationsdaten |
[Eindeutige Bezeichnungen] |
| #1 |
[frei für Daten des Anwenders] |
|
| #2 |
Titeldaten |
Wie heißt das Buch? |
| #3 |
Sachdaten |
Wovon handelt das Buch? |
| #4/#5 |
Personen |
Wer hat es geschrieben oder erarbeitet? |
| #6 |
Körperschaften |
Welche Institution ist daran beteiligt? |
| #7 |
Erscheinungsdaten |
Woher kommt es? |
| #8 |
Fußnoten, Angaben zu Gesamtwerken, Identnummern |
Womit hängt es zusammen? |
| #9 |
Lokale Daten der Bibliothek (auch f.d. Geschäftsgang) |
Wo steht das Buch? |
Ansetzungs- und Vorlageformen
Die Feldinhalte sind grundsätzlich so definiert, daß sie sowohl
für die korrekten Registereinträge ("Ansetzungsform") als auch
für Anzeige und Druck ("Vorlageform") verwendbar sind, also mit anderen
Worten, daß eine Doppelerfassung dieser Formen im allgemeinen nicht
nötig ist. Will man jedoch im Einzelfall (aus bibliographischen Gründen)
beide Formen registrieren, so gibt es für ein paar Kategorien ein
zusätzliches Feld (#18,
#19,
#39,
#73),
meistens aber wird die Vorlageform innerhalb des Feldes hinten angehängt,
getrennt durch " = " (#00/#01,
#40-#69).
Hat man also z.B. in #40
die Ansetzungsform des Verfassernamens eingegeben, kann man die Vorlageform
mit " = " anhängen; im Register entsteht daraus eine Verweisung. Anders
ausgedrückt: die für den Online- Katalog (als künftig einzigen
oder wichtigsten Katalog) notwendige Form steht immer im Vordergrund und
belegt immer dasselbe Feld; nur im Bedarfsfall wird zusätzlich
eine Druck- oder Anzeigeform erfaßt, um korrekte Ausdrucke nach Regelwerk
(RAK) zu ermöglichen. Insbesondere ist es nicht notwendig, stets eine
RAK-"Verfasserangabe" einzugeben; wenn es aber im Einzelfall sein muß,
gibt es dafür die #39.
Wiederholbarkeit
Grundsätzlich können alle Felder, für die es überhaupt
sinnvoll ist, mehrfach besetzt werden. Die Anzahl zulässiger Mehrfacheinträge
ist in der Konfigurationsdatei (A.CFG) einstellbar. Empfohlen wird, die
Ziffern 2 bis 9 und (wenn das nicht reicht) dann die Großbuchstaben
hinter der Feldbezeichnung anzugeben, z.B. #402
für den zweiten Verfasser usw. Bei dreistelliger Feldbzeichnung, z.B.
#31s,
werden die Einträge intern mit Semikolon getrennt, denn eine dreistellige
Kategorienummer ist in diesem Format als solche nicht wiederholbar. Bei
einzelnen Kategorien wird auf die Methode der Wiederholung hingewiesen.
Zur Darstellung des Formats
Anm.: Durch den begrenzten Zeichensatz im HTML-Format, müssen
für einige spezielle Zeichen des PC-Zeichensatzes Ersatzdarstellungen
eingesetzt werden. Es sind dies:
-
[SP] Das Leerzeichen (Spatium, Space)
-
$ Das Teilfeldtrennzeichen (normalerweise ASCII 31, das auf der Spitze stehende
Dreieck). Auch bei MARC wird in der Dokumenation meist das $ verwendet,
in den Daten aber der Code 31.
Durch Fettdruck hervorgehoben sind die nach einiger Erfahrung am
meisten benötigten Kategorien, um Einsteigern Orientierungspunkte
zu bieten. An vielen Stellen wird die innere Struktur von Feldern beschrieben.
Dort wird hinter dem Wort "Form:" genau die Anordnung aller Elemente
mit Interpunktion gezeigt. Bei der Eingabe entfallen jeweils die nicht
vorkommenden Elemente mit ihrer Interpunktion.
Das Leerzeichen ist dort, wo es wichtig ist, durch die
Zeichenfolge [SP] dargestellt.
Das echte Teilfeld-Trennzeichen (ASCII-Code 31) wird unter DOS auf der
PC-Tastatur mit <Strg>- eingegeben (d.h. man drückt
<Strg>-Taste und Bindestrich gleichzeitig). Bei den Windows-Programmen:
[AltGr]+2 (die '2' links oben).