WorldCat-Teilnahme als allegro-Anwender
Das Ziel: Eigene Bestände sollen im OCLC-WorldCat erscheinen, und von dort soll ein Link in das eigene VuFind führen.
VORBEMERKUNGEN
Um eigene Daten im WorldCat sichtbar zu machen, muss eine Bibliothek einen Vertrag mit OCLC schließen.
Dazu wendet man sich an
OCLC Deutschland : https://www.oclc.org/de/home.html (dort unter "Mitgliedschaft)
Vorhanden sein muss das Tool cmarcedit.exe ( kostenlos erhältlich )
Wer, z.B. als Admin, mit allegro noch kaum zu tun hatte, kann im sog. CrashCourse einiges erfahren.
Wie man mit dem Hauptprogramm a99 eine Datenbank öffnet, das erklärt dort in aller Kürze der Anhang.
Was man braucht, ist dann nur das Menü "Export" oben in der Menüleiste .
So beginnt man
Zuerst ist der gesamte Titelbestand im MARC-Format zu liefern. Dazu ist ein Gesamt-Export mit
den Parametern marctxt.apr zu erstellen:
(Folgende Aktion kann man auch machen, um die eigene Datenbank in MARC zu exportieren - wozu auch immer)
In a99 Menü "Export" : nacheinander drei Aktionen:
1. Andere Exportparameter: marctxt.apr auswählen, (liegt im allegro-Programmordner)
2. Andere Exportdatei : diesen Namen eingeben: marcdata.mrk
3. Ganze Datenbank : dann startet der Export, und
Es entsteht die Datei marcdata.mrk. Diese wandelt man um in das Format .mrc mit folgendem Befehl:
außerhalb von a99 im Programmordner:
4. cmarcedit -make -s marcdata.mrk -d marcdata.mrc
Die entstandene Datei marcdata.mrc an OCLC übermitteln, wie im Vertrag vereinbart..
Und so geht's weiter
Nachdem das geschafft ist und OCLC meldet, dass die Daten eingespeist sind:
Mehr oder weniger regelmäßig, z.B. monatlich, die WorldCat-Daten aktualisieren.
Dazu sind zwei Aktionen nötig: (mehr dazu weiter unten: Die zwei Schritte des Verfahrens)
1. Neue Titeldaten im Format .mrc an OCLC liefern
2. Nachdem OCLC die neuen Daten in WorldCat eingespeist hat:
Die neuen WorldCat-Nummern in die allegro Datenbank kopieren
und zwar in das Feld #89W. WorldCat kann damit zum eigenen VuFind verlinken
Und wie macht man das alles? Hinweise zum Verfahren
Zur Übermittlung der Daten in beiden Richtungen gibt es einen FTP-Server
Die Zugangsdaten für den FTP Server:
(braucht man nur einmal einzustellen im eigenen FTP-Client oder WinSCP)
Hostname: filex-r1.oclc.org , Port 22
Username und Passwort hat man bei Vertragsabschluss erhalten.
Auf dem FTP-Server enthält dieser Ordner : xfer/metacoll wichtige Dateien, vor allem die Protokolle der Verarbeitung.
Man wechselt in den Unterordner xfer/metacoll/in
Hier hinein kopiert man jeweils die neue .mrc-Datei, erzeugt mit marctxt.apr,
diese Daten holt sich dann das WorldCat-System. Mehr dazu siehe unten unter Die zwei Schritte des Verfahrens
Falls man mehr über die Hintergründe wissen will:
Weitere allg. Informationen für den Datenaustausch mit OCLC:
[1] https://help-de.oclc.org/Librarian_Toolbox/Exchange_files_with_OCLC?sl=de
und zum Verständnis des Verfahrens der Verarbeitung:
[2] https://help-de.oclc.org/Metadata_Services/WorldShare_Collection_Manager/Understand_record_processing
Hinweise zu Einstellungen etc.
Drei wichtige Daten, wenn man einen Vertrag mit OCLC gemacht hat:
1. SYMBOL: z.B. DEABC (Kennung einer deutschen Bibl. im WorldCat, sozusagen das WorldCat-Sigel)
( Ein solches "library symbol" besteht meistens aus 3 bis 5 Großbuchstaben
z.B. DEDND = DNB oder FFSTF = Stanford University)
Gesamtverzeichnis der Symbols: https://www.oclc.org/de/contacts/libraries.html
2. REG-ID: z.B. 123456 (6stellige Registrierungsnummer = OCLC-Kunden-Nummer)
3. COLL-ID: 7stellige Sammlungs-ID (Collection ID) z.B. 1234567,
denn die Bibliothek könnte mehrere "collections" im Worldcat anlegen. Die meisten haben nur eine.
Die Upload-Dateien sollten dann wie folgt benannt werden:
1234567.DEABC.updateN.mrc mit laufender Nummer N
Der Dateiname beginnt also mit der 7-stelligen COLL-ID und dem SYMBOL,
damit werden die neuen Daten der Collection zugeordnet.
Weitere Informationen, die man mitgeben kann (aber nicht muss), könnten sein:
(nach Absprachen mit OCLC für WorldCat-Teilnehmer mit diffizilen Ansprüchen)
Sammlungstyp
Quelle der Datensätze
Bibliotheks Verarbeitungscode
********************************************************************
WICHTIG: In den FLEX-Skripten oclc-up.flx und oclc-num.flx
sind vor der ersten Anwendung Änderungen nötig, Hinweise dazu stehen drin
insbes. muss man in beiden statt DbDir den Namen des eigenen Datenbank-Ordners einsetzen
z.B. h:\daten\katalog
********************************************************************
Die zwei Schritte des Update-VERFAHRENS
Der Programmordner sei z.B. f:\allegro, der Datenbankordner h:\daten\katalog
1. Neue Upload-Datei für WorldCat vorbereiten:
--------------------------------------------------------
(vorhanden sein muss das Tool cmarcedit.exe) mit einigen zugehörigen .dll-Dateien
In a99 eingeben: X oclc-up
ACHTUNG : NUR VOR DER ERSTEN NUTZUNG:
Eigene COLLECTION-ID und SYMBOL in oclc-up.flx korrekt einfügen
Der FLEX oclc-up.flx ermittelt zuerst die nächste Nummer für die update-Datei
und fragt dann, ob diese erstellt werden soll.
Dann werden alle Datensätze herausgesucht, die noch kein Feld #89W haben
Es entsteht eine MARC-Datei mit folgendem Namen (wenn z.B. 10 die nächste Nummer ist):
1234567.DEABC.update10.mrc (beim nächsten Mal wird es also 11 werden)
Nach Fertigstellung kommt die Meldung:
Die Datei 1234567.DEABC.update10.mrc
kann zum WorldCat-FTP hochgeladen werden
Diese Datei dann per FTP oder mit WinSCP kopieren in den Ordner xfer/metacoll/in/bib
Meistens schon am nächsten Tag:
2. Ergebnisse vom dem FTP-Server abholen
---------------------------------------------------------
Reports erscheinen in diesem Ordner:
xfer/metacoll/reports
Die Report-Dateien haben enorm lange Namen, der wichtige Teil steht jeweils ganz am Ende!
Wichtig sind zumeist nur folgende zwei Dateien:
A. Fehlerprotokoll
Datei mit dem Protokoll der Fehler und Probleme. Dafür sind evtl. Verbesserungen in marctxt.apr
notwendig, wenn die betr. Sätze beim nächsten Update kein Problem mehr machen sollen.
Beispiel für die Update-Datei Nr. 14: Fehlermeldungen
update14.mrc.BibExceptionReport
Darin stehen Meldungen, die aber nicht alle beachtet werden müssen.
Wichtige Meldungen sind diese Typen:
o Fehlertyp "Minor" bewirkt keine Rückweisung, gibt aber u.U. nützliche Hinweise,
o Fehlertyp "Severe" : Schwerwiegender Fehler, Korrektur anzuraten - Satz wurde nicht akzeptiert
o Meldung "invalid_characters_present" : der Satz enthält ungültige Zeichen
o Meldung "Record is SPARSE" bedeutet, dass der Satz nicht ausführlich genug ist
und deshalb nicht aufgenommen wurde
(s. dazu Erklärungen im Dokument [2], die Bedingungen sind sehr umfangreich)
o Meldung "New Record is trying to replace an In Use Local System Id Invalid Request!)
Bedeutet: "That error occurs if two different
records (that match to different OCNs) are sent with the same Local
system number
and holdings are requested for both records, then
Local Bib Data will only be created on one record. The second record
will not
have LBD created due to the duplicate LSN, ie LSN already in use on another OCN.
(LSN = Local System Number, das ist die Nummer in #00 im eigenen Katalog)
B. WorldCat-Nummern
Die Datei der neuen WorldCat-Nummern , der Name endet mit .BibCrossRefReport.txt
Diese braucht man zum Einspeisen der OCLC-Nummern in die Datensätze im allegro-Katalog, jeweils in das Feld #89W.
Denn nur so kommen beim nächsten Aktualisieren von VuFind diese Nummern auch in die VuFind-Datenbank.
Und erst danach klappt auch mit den neuen Titeln der Link vom WorldCat zum VuFind.
Beispiel: update14.mrc.BibCrossRefReport.txt
Die Datei entstand bei Verarbeitung der Upload-Datei Nr. 14
(das ist das Ende eines sehr viel längeren Namens, der Anfang davon wird hier nicht gebraucht)
Darin stehen Zeilen wie diese zwei: (statt der Leerzeichen steht da jeweils nur ein Code 09 = TAB)
ebc6538952 1253763929
dw9422273+09 1253763767
Das bedeutet:
Der eigene Datensatz mit #00 ebc6538952 wurde dem WorldCat-Satz mit IdNr 1253763929 zugeordnet
Der eigene Datensatz mit #00 dw9422273+09 wurde dem WorldCat-Satz mit IdNr 1253763767 zugeordnet
Was tun damit?
Diese CrossRef-Datei kopieren in den Datenordner h:\daten\katalog,
und zwar immer unter diesem Namen: xrefrpt.new
3. Umwandlung der Datei xrefrpt.new in eine .adt-Datei und Einspeisen der Nummern
In a99 diesen Befehl geben: X oclc-num
dann erstellt oclc-num.flx die Datei xrefrptN.adt
wobei N die naechste Nummer ist, oder 1, wenn noch keine andere xrefrptN.adt da ist.
In der Datei xrefrptN.adt stehen die OCLC-Nummern der eingespeisten Titel
und zwar nur 2 Felder je Satz, in dieser Form:
#00 IdNr des Satzes in der eigenen Datenbank
#89W WorldCat IdNr
Beispiele:
#00 abc12345
#89W1253763088
#00 abc12345+08 [verkn. Untersatz 08 zum Satz abc12345 ]
#89W1056992684
Der
oclc-num.flx liest dann diese Datei zeilenweise ein, lädt
den betr. Datensatz, fügt die #89W ein und speichert den Satz
wieder.
Dadurch gelangt #89W in den Datensatz und die Nummer ins Register 9
unter W..., bei der nächsten VuFind-Aktualisierung auch in die
VuFind-Datenbank. Damit klappt dann die Verlinkung vom WorldCat zu Vufind.
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Hinweise auf sonstige Reports im Ordner "metacoll/reports":
....HoldingProcessingReport.txt
z.B. steht da drin, für den Satz mit der eigenen IdNr (in #00) dz000455
.........::bib::456789|abc123||1122684003|HOLDING_SET
Nicht in WorldCat eingespeiste Sätze sind aufgelistet in Dateien mit solchen Namen:
...datasync......unresxrefrpt
Darin die allegro-IdNummern, damit man sich die Sätze anschauen kann
Nächste Runde: siehe 1. (mit N = nächste Nummer)
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Zum Hilfsprogramm cmarcedit.exe:
Es gehört zu dem Tool-Paket "marcedit", kostenloser Download hier:
https://marcedit.reeset.net/downloads
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Nur für Administration
HINWEISE zu Einstellungen (Settings)
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Sign-in :
https://bibname.share.worldcat.org/wms
(mit einem von OCLC vergebenen bibname)
username: ....
password: ....
Dann gibt es: "Kollektionen verwalten" und "Meine Dateien"
Auch "Sign in for "Service Configuration":
HINWEISE zu Einstellungen der Katalogfunktionen (für VuFind):
https://worldcat.org/config/#
Button: "Use your OCLC services account"
User Name: ....
Password: ....
Menü: Worldcat registry / Online Catalog
Dann kommt Formular mit den Einstellungen, vor allem Form des lokalen VuFind-Aufrufs
für den Link vom WorldCat zum eigenen VuFind
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2022-12-02 B.E.